Una Guía para Empleadores para Navegar el Coronavirus | hioscar Blog | Oscar
Una guía para empleadores para navegar el coronavirus
La calma y la preparación pueden ayudar a minimizar el impacto.
Beneficios de salud para empleadosConsejos para las Pequeñas Empresas
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Nuestros amigos de Gusto han seleccionado contenido para pequeñas empresas que enfrentan desafíos durante la pandemia de COVID-19. Le traemos algunos de sus artículos para que puedas mantenerte informado.
Según los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), el coronavirus, o COVID-19, se ha detectado en 90 lugares de todo el mundo, incluidos los EE. UU..
Si bien la escala del brote de coronavirus parece abrumadora, es importante recordar que hemos visto [pandemias globales similares] (https://www.washingtonpost.com/health/2020/03/02/how-is-coronavirus-outbreak -se-yendo-al-final-aquí-cómo-se-desarrollaron-epidemias-similares /) durante las últimas dos décadas, sobre todo el SARS y la gripe porcina. Al igual que con cada brote global anterior, la calma y la preparación pueden ayudar a minimizar el impacto.
Los pequeños empleadores, en particular, deberían pecar de cautelosos. Consultamos a nuestra comunidad de expertos en derecho laboral, RR.HH. y pequeñas empresas, y ellos recomiendan tomar medidas en tres áreas:
Tome medidas para ayudar a proteger su comunidad y lugar de trabajo de la propagación del virus.
Genere confianza con los clientes a través de buenas prácticas de salud y comunicación actualizada.
Siga leyendo para obtener más información sobre cómo hacer cada uno. Pero recuerde, esta es una guía general y no un consejo legal. Le recomendamos que se comunique con un abogado o especialista en recursos humanos si tiene preguntas sobre cómo su empresa puede responder mejor a la situación actual.
Requerimientos legales
Si bien la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) no ha emitido ninguna reglamentación nueva relacionada con COVID-19, varias cláusulas siguen siendo relevantes en esta situación. Recuerde también consultar periódicamente la página COVID-19 de OSHA, ya que esta es una situación que cambia rápidamente.
A continuación se incluye una lista de obligaciones legales que los empleadores deben considerar:
Asegúrese de que su lugar de trabajo sea seguro para los empleados . En términos generales, OSHA establece que es responsabilidad del empleador proporcionar un lugar de trabajo seguro y libre de peligros conocidos. Por lo general, esto surge más en el contexto de la exposición a sustancias químicas ocupacionales o patógenos transmitidos por la sangre (especialmente para los trabajadores de la salud), pero las enfermedades infecciosas como el coronavirus también presentan riesgos para los trabajadores.
No existe una norma de OSHA específica que cubra COVID-19, pero algunos requisitos de OSHA pueden aplicarse cuando se trata de prevenir la exposición al coronavirus en su lugar de trabajo. Por ejemplo:
La Cláusula de obligación general requiere que los empleadores proporcionen un lugar de trabajo "libre de peligros reconocidos que estén causando o puedan causar la muerte o daños físicos graves".
Las normas de equipos de protección personal (PPE) de OSHA requieren el uso de guantes, protección para los ojos y la cara, y protección respiratoria, que viene con muchos de sus propios requisitos (opens in new tab).
La analogía más cercana es probablemente un brote generalizado de gripe, sobre el cual OSHA ha establecido una guía en el pasado. El coronavirus es algo diferente y aún menos entendido, pero sus recomendaciones pueden ser útiles para mantener su lugar de trabajo "seguro" a los ojos de la ley:
Fomentar la higiene personal. Por ejemplo, proporcione pañuelos desechables, botes de basura que no se toquen, jabón de manos, desinfectante para manos, desinfectantes y toallitas desechables para que los empleados limpien sus superficies de trabajo.
Educar en prevención. Proporcione a los empleados información actualizada sobre los factores de riesgo y los comportamientos protectores del coronavirus, como la etiqueta de la tos y la evaluación de los síntomas.
Minimizar la exposición. Considere formas de minimizar el contacto físico entre los empleados y con los clientes o clientes, como el correo electrónico, las conferencias web y el trabajo a distancia. Programe las tareas laborales de manera que disminuyan la probabilidad de exposición. Reprograme, posponga o considere hacer que las reuniones y los eventos para todos sean virtuales. Anime a los empleados enfermos a que se queden en casa sin temor a represalias.
Cumplir con los requisitos de licencia federales y estatales . Si un trabajador está gravemente enfermo como resultado del coronavirus, puede ser elegible para una licencia (pagada o no) bajo la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA). La ley requiere que la mayoría de las empresas con 50 o más empleados proporcionen hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo y con protección laboral cada 12 meses. De manera similar, la licencia para cuidar a un miembro de la familia que está gravemente enfermo como resultado del coronavirus puede ser elegible para la FMLA.
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) y leyes estatales comparables también podrían entrar en juego si la enfermedad o incapacidad relacionada con el coronavirus aumenta al nivel de una discapacidad protegida. Siga sus políticas existentes para otorgar permisos a su equipo, pero repase FMLA y ADA, así como la legislación de licencia local para que esté preparado en caso de que su equipo necesite tomarse un tiempo libre prolongado.
Es importante señalar aquí que la CDC recomienda que no pida a los empleados una nota del médico para aprobar su solicitud de licencia por enfermedad, ya que los consultorios médicos probablemente estén abrumados.
Tenga en cuenta: los profesionales de la salud recomiendan que no ingrese a un hospital o consultorio médico si cree que tiene el coronavirus.
Si usted o un miembro del equipo desea ver a un proveedor de atención médica, llame con anticipación para informarle que va a venir y que ha estado potencialmente expuesto al coronavirus. También puede solicitar que le traigan una máscara antes de ingresar al hospital para reducir el riesgo de infectar a otros pacientes.
Mantenga la discriminación fuera de su guía.
Si bien es fundamental compartir las actualizaciones de las políticas con su equipo que reflejen las preocupaciones de seguridad actuales, también es importante tener cuidado para prevenir cualquier comportamiento xenófobo o discriminación que pueda surgir de la naturaleza global de este virus. Cualquier instrucción que emita en relación con los viajes debe estar en consonancia con las recomendaciones de los CDC, aplicarse de forma coherente, basarse en una razón y estar relacionada SOLAMENTE con el viaje (en lugar de la raza, la edad , o país de origen). Por ejemplo:
OK: Todos los trabajadores que han viajado a China, Irán, Italia o Corea del Sur desde la fecha X deben trabajar desde casa hasta la fecha X.
No está bien: todos los trabajadores de ascendencia china / iraní / italiana / coreana deben trabajar desde casa hasta la fecha X.
Tampoco está bien: todos los trabajadores mayores de 70 años o trabajadoras embarazadas deben trabajar desde casa hasta nuevo aviso. (No puede discriminar en función del estado de la categoría protegida, incluso si está motivado por un deseo sincero de proteger a los trabajadores vulnerables).
Mantenga un registro de los miembros del equipo que contraigan el coronavirus . OSHA requiere que los empleadores registren ciertas lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. COVID-19 es una enfermedad registrable cuando un empleado lo contrata en el trabajo, por lo que OSHA puede solicitar sus registros en el futuro. Para seguir cumpliendo, asegúrese de cumplir con los formularios y requisitos de mantenimiento de registros de OSHA.
Sin embargo, puede ser difícil determinar exactamente dónde o cuándo un trabajador contrajo el virus, si lo contrajo en el trabajo o en otro lugar. (Esto es importante porque NO está obligado a registrar el caso si la transmisión se produjo fuera del lugar de trabajo). Notifique a su departamento de salud local si un miembro del equipo está infectado.
PERO asegúrese de mantener la privacidad de los empleados . Varias regulaciones federales (HIPAA, FMLA y ADA, por nombrar algunas) generalmente requieren que los empleadores mantengan la información médica confidencial de los trabajadores privada de cualquier persona que no esté involucrada en su atención, y esto todavía se aplica durante una emergencia de salud pública (opens in new tab).
Si alguien de su equipo está infectado o ha estado expuesto a COVID-19, no anuncie a su empresa, comunidad o medios de comunicación que "John Smith fue enviado a casa por coronavirus". También evite mencionar a un empleado sin nombre en el departamento de tal o cual si es obvio quién es el empleado. Su departamento de salud local puede ayudarlo a realizar las notificaciones necesarias en el lugar de trabajo mientras cumple con las leyes de privacidad.
Asegurar el cumplimiento del desempleo . Si necesita cerrar su negocio o despedir a numerosos trabajadores como resultado del coronavirus, puede estar sujeto a leyes federales o estatales WARN que requieren que notifique con anticipación (opens in new tab) Consulte a un asesor legal si no está seguro de qué reglas pueden aplicarse en su caso.
Qué hacer si un empleado ha estado expuesto al coronavirus
Si usted o uno de sus empleados termina siendo diagnosticado o expuesto al coronavirus, le recomendamos que sea rápido, conservador y no punitivo (por ejemplo, no comience a reducir el pago) en su respuesta.
Paso 1: Envíelos a casa inmediatamente. Los empleados diagnosticados con el coronavirus o que presenten síntomas conocidos, como enfermedades respiratorias, fiebre, tos o dificultad para respirar, deben ser enviados a casa y alentados a aislarse por sí mismos.
Paso 2: Separe a los trabajadores expuestos. Antes de que se vayan, pregúntele al empleado infectado los nombres de cualquier persona que haya trabajado muy cerca físicamente de él y pida a los afiliados del equipo que también trabajen de forma remota.
Paso 3: Notifique a las personas con las que trabaja, con sensibilidad. Informe a su equipo de su posible exposición al coronavirus, pero evite compartir información privada. Dígale al resto de sus empleados que busquen síntomas del coronavirus y que se comuniquen con su proveedor de atención médica en caso de que quieran ser evaluados posible exposición. También notifique a los proveedores, clientes o clientes potencialmente expuestos, nuevamente, manteniendo la confidencialidad.
Paso 5: Mantenga las consultas al mínimo. Limite la cantidad de información personal que solicita a los empleados. Puede alentarlos, pero no exigirles, que se comuniquen con el departamento de salud local. Tampoco puede pedirles que se hagan una prueba o que midan su temperatura corporal.
BONIFICACIÓN: Haga un plan de pago para los trabajadores por horas. Según sus políticas existentes y las leyes locales aplicables, debe averiguar cómo y cuándo pagar a los empleados no exentos que sean enviados a casa. Si su política es no pagar en esta situación, los empleados pueden resistirse a ir a casa o tratar de ocultar los síntomas. Este no es el comportamiento que desea fomentar.
Proteger contra la propagación
Además de lo anterior, la CDC ha publicado una lista de estrategias que deben seguir las empresas. Estos no son requisitos legales, pero pueden ayudar a las empresas a prevenir la propagación del virus en sus comunidades.
Separe a los empleados enfermos de otros trabajadores y clientes . Indique a los empleados que se queden en casa si tienen fiebre (100.4 ° F o más), signos de fiebre o cualquier otro síntoma de enfermedad respiratoria. Asegúrese de que no tengan síntomas durante al menos 24 horas sin el uso de medicamentos antes de que regresen al trabajo. Anime a los empleados que están enfermos a que se tomen el tiempo adecuado para descansar, recuperarse y recuperarse. Si los empleados llegan al trabajo mostrando síntomas de enfermedad respiratoria o comienzan a mostrar signos durante la jornada laboral, manténgalos separados de otros miembros del equipo y clientes, y pídales que regresen a casa de inmediato. El CDC también recomienda que los empleados con familiares que hayan sido diagnosticados con la enfermedad realicen una evaluación de riesgo de exposición potencial y se aíslen según sea necesario.
Flexione sus políticas de enfermedad para promover la salud y la seguridad . Haga que quedarse en casa cuando esté enfermo sea la regla y asegúrese de que los empleados puedan tomar suficientes licencias por enfermedad para prevenir de manera segura la propagación del virus. Renunciar a la nota del médico. Permita que los empleados se queden en casa para cuidar a los miembros de la familia que estén enfermos (nuevamente, FMLA o una ley estatal o local similar puede exigir esto legalmente). Asegúrese de que los proveedores o las agencias de personal también pidan a los empleados enfermos que se queden en casa.
Enfatice la higiene . Aumente la limpieza de rutina y profunda de su lugar de trabajo, especialmente todas las superficies que se tocan con frecuencia, como encimeras y picaportes. Tenga a mano pañuelos desechables, desinfectante de manos a base de alcohol, toallitas desechables y contenedores de basura sin contacto. Comparta orientación sobre cómo lavarse las manos correctamente y sobre la etiqueta para toser y estornudar. Proporcione material de oficina adicional (blocs de notas, bolígrafos, etc.) para desalentar el intercambio entre los trabajadores.
Proporcionar orientación de viaje . Consulte los Avisos de salud para viajeros de los CDC para obtener la lista más reciente de ubicaciones con riesgo de exposición al coronavirus y pida a los empleados que viajan desde las áreas afectadas que se queden en casa durante 14 días. Si los empleados viajan, avíseles que controlen los síntomas de enfermedades respiratorias y que le notifiquen si se enferman. Suspenda cualquier viaje no esencial relacionado con el trabajo.
Haga un plan de comunicación . El coronavirus es un problema de moral casi tanto como de salud pública. Eduque a los empleados según corresponda y reprima cualquier pánico inútil o información errónea que pueda estar circulando.
Consulte con su equipo para comprender sus preguntas e inquietudes, y piense qué información los ayudaría a sentirse seguros. Proporcione actualizaciones periódicas a medida que evoluciona la situación o cambian las acciones que está tomando.
También va en ambos sentidos. Facilite que sus empleados le notifiquen si ellos o alguien que conocen contrae el virus proporcionando un correo electrónico directo o un número de teléfono para recibir esas actualizaciones.
Lo más importante es entregar mensajes con positividad, emociones tranquilas y empatía para ayudar a disipar cualquier ansiedad. Forbes comparte más consejos sobre cómo liderar a su equipo a través de la pandemia (opens in new tab) de forma eficaz.
Crear una política de trabajo remoto Algunas empresas ya han animado a sus equipos a trabajar de forma remota, y es posible que muchos trabajadores tengan que hacerlo si los niños pequeños están en casa debido al cierre de la escuela o la guardería. Si bien los empleadores no están obligados legalmente a permitir el trabajo a distancia en esta situación, sería una buena idea hacerlo. Si no tiene una póliza de trabajo remoto, aquí es donde puede comenzar:
Primero, identifique quiénes de su equipo pueden o no pueden trabajar de forma remota. ¿Puede proporcionar las herramientas necesarias para que las tareas se completen de forma remota o cambiar su carga de trabajo a tareas no basadas en la ubicación?
A continuación, audite su hardware y software para asegurarse de que los empleados tengan acceso a lo que necesitan para hacer su trabajo. También considere tener a alguien listo para ayudar con los problemas de TI.
Por último, piense en cómo se comunicará, celebrará reuniones y supervisará el desempeño, y haga un plan para compartir con su equipo. Esto puede ayudarlo a permanecer en la misma página incluso si no está trabajando codo con codo.
Genere confianza con los clientes
Los clientes naturalmente estarán ansiosos por minimizar la exposición al virus. Una vez que haya hecho todo lo posible para prevenir la propagación, lo mejor que puede hacer es asegurar a los clientes que su empresa está actuando de manera responsable. Aquí hay algunas acciones a considerar:
Haga saber a los clientes que está seguro . Si tiene una ubicación física, considere colocar carteles o enviar correos electrónicos a los clientes para informarles sobre las medidas de higiene mejoradas que está tomando. También puede informarles que ha pedido a todos los empleados enfermos que se queden en casa.
Esté listo para la higiene . Al igual que con los empleados, tenga a mano desinfectante de manos, mascarillas y pañuelos. Y considere otras medidas exclusivas de su negocio. Por ejemplo, como Costco, su panadería puede querer retrasar las muestras gratuitas hasta que se contenga el virus.
Fomentar la comunicación electrónica . Si corresponde, informe a los clientes que pueden conectarse con su empresa por teléfono, correo electrónico o sitio web en lugar de hacerlo personalmente durante este tiempo. Puede enviar un correo electrónico proactivo con información sobre cómo pueden mantenerse en contacto y seguir recibiendo sus servicios.
Bono: preparación para la incertidumbre económica
Una desaceleración general del gasto podría afectar su negocio. Aquí hay algunos consejos sobre cómo capear algunas de esas turbulencias.
Planificar las interrupciones de la fuerza laboral y la cadena de suministro.
Las interrupciones en su fuerza laboral y cadenas de suministro son dos de los efectos más evidentes de una pandemia como el coronavirus. Por lo tanto, comience por identificar las funciones, trabajos o roles comerciales esenciales y los elementos críticos dentro de su cadena de suministro que se requieren para "mantener las puertas abiertas". Documentar un plan de continuidad comercial; este es un plan sobre cómo operará su negocio si hay implicaciones más amplias del problema, como un aumento del ausentismo o interrupciones en la cadena de suministro. Áreas como el inventario, los proveedores, los empleados, los servicios y productos de los subcontratistas y la logística comercial general pueden verse afectadas. Hablando de inventario, no olvide aumentar o disminuir su cantidad de cantidades ahora en caso de que su cadena de suministro se vea afectada en cualquier dirección.
Comunique sus planes.
Comparta sus planes de continuidad empresarial actualizados con otras empresas de su comunidad y redes locales, especialmente las de su cadena de suministro. Esto puede incluir cámaras de comercio y asociaciones comerciales. Hacer circular sus planes puede ayudar a mejorar los esfuerzos de respuesta de la comunidad.
Manténgase actualizado.
Manténgase al día con las propuestas de legislación y financiación destinadas a brindar ayuda a las pequeñas empresas, como la oferta de préstamos para pequeñas empresas propuesto recientemente en el Congreso.
Siga preparando sus impuestos.
Según el IRS, la temporada de impuestos continuará sin cambios por ahora, pero esté atento para actualizaciones, y no espere hasta el último segundo para presentar documentos relacionados con los impuestos en caso de que las cosas cambien.
ACTUALIZACIÓN (3/12/20): La administración Trump ha anunciado planes para retrasar la fecha límite de impuestos del 15 de abril (opens in new tab) para la mayoría de las personas y pequeñas empresas. La demora aún no ha sido confirmada, pero los funcionarios esperan una decisión rápida ya que la medida no necesita la aprobación del Congreso. Estén atentos para más información.
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